業務で使っている社内システムのアカウントを管理したり、システムのエラーやPCが突然動かなくなった際のトラブル解消を行う部署が社内にありませんか？
社内でのIT業務を行う部署を「情報システム部門」を略して「情シス」と呼びます。
この記事では、「ITに詳しい担当者が欲しい…だけど採用コストは抑えたい」「そもそも情シスって何をやっているの？」という方に向けて、情シスとは何か、アウトソーシングを行うメリットデメリットを解説いたします。
情シスとは
情シスとは情報システム部の略で社内のIT業務全般を取り扱う部署を指します。
業務内容は企業が扱う情報システムの開発運用保守からパソコンの操作の教育まで多岐にわたり、企業によって対応範囲は異なります。
企業の規模が大きいなど人員確保が十分に行える場合は、複数人で業務内容を分けて行うこともあります。
しかし、担当者が一人だけであったり、別の業務との兼任で担当している場合も多いです。
業務内容の例
情シスの業務内容には次のようなものがあります。
- 社内のIT関連の問い合わせ対応（ヘルプデスク）
- ITトラブルの対応
- システム・サーバーの構築
- システム運用・保守
- IT・OA機器の運用管理
- パソコン修理・障害対応
情シス担当者が少ない・兼業の場合起こるリスク
大企業など人員を割くことができる会社規模であれば、複数人の担当者がいる場合もありますが、中小企業は社内に新しくIT専任の社員を採用する余裕がなく、担当者が一人であることも少なくないでしょう。また、成り行きでPCに元から詳しかった社員が情シスにおかれることがあります。その場合、他業務との兼業であるケースも珍しくありません。
その場合、下記のような問題が生じることもあります。
- 業務の負荷が高くなる。
- 業務の属人化が起こる。
- セキュリティリスクがある。
それぞれ詳しく解説します。
業務の負荷
まず、業務負荷が高くなってしまうことが上げられます。
情シスは社内システムの運用・保守を任される他にIT・OA管理やヘルプデスクが業務として組み込まれることが多く、業務内容の幅が広くなってしまいがちです。
特にヘルプデスクは「PCが起動しない」「パスワードを変更したい」等の細々とした問い合わせが積み重なることも多いです。
そのため、メインの業務がおざなりになってしまうことが負荷の原因として上げられます。特に兼任の場合は片方の業務を行うことが困難になる可能性があります。
また、同担当者がいない場合、相談できる相手がいないという担当者への精神的な負荷もあります。
業務の属人化
情シス業務の担当者が少ない場合、担当者が休んだり突然退職した場合に対応することが難しくなりトラブルの解消ができず業務が滞る可能性もあります。
また、引継ぎが行われていない場合は後任者の作業負担がかかってしまいます。
セキュリティリスク
情報漏洩のリスクを防ぐためにも社内のセキュリティ対策は重要です。
しかし、担当者が足りていない場合、サーバーやPCの対策を一人で確認しなければいけないこともあり、実際は担当者の負荷が高く情報漏洩のリスクを防ぐのは難しいです。
外部のサービスやツールの利用など別途対策が考えられます。
情シスのアウトソーシング
前任者が離職してしまい担当者が決まらない、情シス担当者が少なく業務が回らない場合は外部委託（アウトソーシング）を検討しましょう。
アウトソーシングのメリット
情シスをアウトソーシングするメリットです。
- コスト削減ができる。
- 担当者の業務負担の軽減ができる。
- 業務の属人化を防止できる。
それぞれ詳しく解説します。
コスト削減
従業員を新たに採用する余裕がない場合、外部に委託することで採用コストを減らすことができます。
また、情シスのアウトソーシングサービスは基本的にIT分野のスキルを持ったプロが担当します。
「スキルを持った人材を採用するのは負担が重い…」という場合は、社内で雇うよりも結果的にコストを抑えられる可能性があります。
負担の軽減
情シス担当者が兼任の場合は本来の業務と異なる作業を行うため、業務量も精神的な負担も大きくなってしまいます。
ですが、アウトソーシングすると業務を外部で補えるため、元々兼任していた担当者がメインとなる業務に集中でき、効率化を進められます。
また、業務負担の過重化も一部業務をアウトソーシングすることで防ぐことができるでしょう。
属人化の防止
担当者が少なく、業務内容の共有が行われていない場合、担当者以外業務内容を知らない属人化が起こってしまい担当者が不在の際トラブル解消ができません。
アウトソーシングすることで、外部業者が行っている内容が把握でき属人化を防ぐことができます。
アウトソーシングのデメリット
情シスをアウトソーシングするデメリットです。
- 社内ノウハウの構築が困難になる。
- コストの調整が重要になる。
それぞれ詳しく解説します。
社内ノウハウの構築が困難
情シス業務を外部に委託した場合に社内にノウハウが蓄積されません。
そのため、対処時のドキュメントの作成を求めるなど情報を自社に残せるように業者とのやり取りを工夫する必要があります。
コストの調整
情シスのアウトソーシングは多数存在し、各サービスごとに特性があるため対応範囲や費用が異なります。
そのため、選び方によっては高額になってしまう可能性もあります。
予算が決まっている場合やコスト削減を目的として委託を行う場合は外部業者の対応範囲や費用をよく確認し選択することが重要です。
自社が求める対応範囲はどの程度かをよく検討することで適切な費用で依頼することができるでしょう。
情シスについて
情シスとは何か、アウトソーシングするメリットデメリットを解説しました。
- 情シスとは情報システム部の略で社内のIT業務全般を取り扱う部署を指す。
- 情シス担当者が少ない・兼任の場合、担当者の負担や業務の属人化など問題がある。
- 情シスのアウトソーシングによって、コスト削減や負担の軽減が行える。
アウトソーシングなど外部サービスをうまく利用することで、ITでのトラブル防止・解消を効率的に行えます。
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