チャットとメールの違いについて、分かりやすく解説いたします。
チャットとメールの違い
チャットとは
- インターネットを通してリアルタイムでメッセージをやり取りする方法。
- リアルタイムで情報共有ができる。
- 会話するようにコミュニケーションが取れるため、即返答が必要なやり取りに向いている。
- 社内でのコミュニケーションに最適
メールとは
- インターネットを通して手紙のようにメッセージを送受信するコミュニケーションツール。
- メールを受け取った人が都合のいいタイミングで確認できる。
- 証拠としてメッセージを残したり、機密情報の保管や管理に向いている。
- 社外とのコミュニケーションに最適
チャットとは
チャットの概要
チャットとは英語では「おしゃべり」の意味の通り、会話のようにリアルタイムでメッセージの送受信を行うコミュニケーションのことです。昨今では対面での会話が難しい状況に最適なチャットを導入する企業も多くなっています。
チャットのメリット
リアルタイムでのコミュニケーションが可能
メールは相手が確認するまでは返答が得られません。今すぐに回答が欲しい時に活躍するのがチャットです。チャットは通知機能があるものが多く、相手にメッセージを送ったことをすぐに気づかせることができます。また、チャットツールによっては既読機能がありメッセージが閲覧されたかどうか簡単に確認することができます。
複数人でのコミュニケーションができる
メールは1対1のやり取りですが、チャットは複数人のメンバーと会話することが可能です。そのため、個人に連絡する必要はなく、情報を広く早く伝えることができます。また、質問や相談など多人数と意見交換を行いたい場合にもチームやトピック毎にグループを作成し、コミュニケーションを取りやすい点も利点です。
文章を簡潔に用件のみ送れる
メールはビジネスマナーを守った定型的なテキストにするために挨拶や長い文章を書く必要がありますが、チャットは簡潔なメッセージを気軽に送ることができます。そのため、文章を作成する手間が少なく、スピーディーに用件を伝えることができます。
送信済みのメッセージの削除や修正が可能
チャットは一度送信したメッセージも削除や修正することが可能です。
チャットのデメリット
メッセージの管理が難しい
チャットは簡単にメッセージが送信できるため、大量にメッセージのやり取りを行った際に重要な情報が流れて行ってしまいがちです。そのため、重要なやり取りには不向きです。
優先度の低い会話が続く可能性がある
チャットは気軽にメッセージを送れることがメリットですが、反対に気軽に送れるからこそ、業務に直接関係のない会話が続いてしまう場合もあるかもしれません。チャットのし過ぎはかえって業務の生産性を下げてしまいます。チャットは業務の効率化を図るために利用するという意識が必要です。
返信する際に切迫感を与えてしまう
すぐに通知が届くというのは転じて、相手に返信を急ぐことを求めてしまうことにもなり、相手に切迫感を与えてしまう場面もあります。緊急度の低いメッセージを大量に送るのは控えるなど工夫が必要になります。
メールとは
メールの概要
メール（電子メール、eメール）とは、インターネットを通して手紙のようにメッセージを送受信できるコミュニケーションツールのことです。
インターネットに接続できる環境であれば、どこでもメッセージが確認できます。
メールのメリット
受信者が都合のいいタイミングで確認ができる
メールはチャットとは異なり、通知機能や既読機能がないため、相手に切迫感を与えず、受信者の手が空いたタイミングで確認することができます。また、送信者側も相手の都合を気にせずにメッセージを送信することができます。
長文のメッセージの管理が簡単
メールは検索、フォルダ、並び替え機能などがあるため、確認したい過去のメッセージを簡単に遡ることができます。やり取りの証拠や裏付けが必要になった場合に、履歴を確認することも容易です。
メールのデメリット
スピーディーなやり取りは難しい
メールは届いたことをすぐに伝える機能が少ないため、相手が受信箱を開くまでメッセージを確認することができません。緊急で返答のほしいメッセージやすぐに確認してほしい用件には向きません。また、メールはビジネスマナー的な定型文が求められる場合も多いため、文章を作成する手間がかかります。そのため、送信者側にとってもスピーディーにメッセージを送信することは難しいでしょう。
複数人でのコミュニケーションができない
メールは基本的に1対1のやり取りのため、複数人から同時に意見を聞くことには不向きです。
送信済みのメールの削除や修正ができない
メールはチャットと異なり、誤ったものを送信してしまうと、削除、修正が不可能なため、改めてメールを送る必要があります。
メールとチャットの使い分け
メールとチャットを正しく使い分ける
前述したように、メールとチャットは特徴が異なります。送りたい内容や、状況によって適切な使い分けを行うことで業務の効率化を図れます。
使い分けの例
機密事項のやり取りはメールで
機密事項や証拠として残しておかなければならない文書などのやり取りはメールで行うことをおすすめします。メールはチャットと異なり、メッセージが大量になった際に流れて行ってしまうこともなく、検索するのも容易なため、向いています。
緊急性の高い情報はチャットで
メールは確認が受信者のタイミングにゆだねられるため、即時確認の必要なものは通知機能のあるチャットで行うことをおすすめします。また、複数人へのメッセージの送信も可能なので、情報をチームの全員に共有しなければならない場合に向いています。情報を共有するグループなどを作成して随時情報を発信していくことも可能です。
社内コミュニケーションはチャットで
チャットは短いテキストでも質問や相談を気兼ねなく送信することができます。そのため、社内コミュニケーションを活性化させることに向いています。質問や相談があった際にはチームのメンバー全員に一度に聞くことができるので業務の生産性を上げることもできるでしょう。
社外でのやり取りはメールで
メールはビジネス的な丁寧なやり取りに向いています。簡潔な文が求められるチャットに比べ長文を送信するのに最適なので、定型文等ビジネスマナーを踏まえてのメッセージが送信できます。丁寧な対応が必要なお客様とのやり取りなど、自社ではない方とのコミュニケーションをとる際に有用です。
チャットとメールの違いのまとめ
メールとチャットにはそれぞれ得意、不得意があることがご理解いただけたでしょうか。
- メールはメッセージのデータ管理、チャットはリアルタイムでの会話に向いている。
- 保管、管理の必要なやり取りはメール、即時性が求められるものはチャットを使うのがいい。
- チャットは社内コミュニケーション、メールは社外コミュニケーションに向いている。
社内チャットを導入し、適切に使い分けることで円滑なコミュニケーションがインターネット上でも取れるようになります。
