ExcelやGoogleスプレッドシート等を普段から利用されている方はとても多いと思います。
これらのデータを表形式で集計できるアプリケーションは「表計算ソフト」と呼ばれています。
では、表計算ソフトとはどういったことができるのでしょうか。
この記事では、「表計算ソフト」とは何か、その機能や分かりやすく解説し、代表的なアプリケーションについてご紹介いたします。
「表計算ソフト」とは
表形式で数値データの分析や集計を行えるアプリケーションのことを指します。英語表記は「spreadsheet（スプレッドシート）」です。
代表的なものだとExcelやGoogleスプレッドシートなどがあります。
縦軸横軸があり「セル」と呼ばれるマス目に数値を入力し、選択した範囲の合計値等、複雑な計算を自動で行うことができます。
表計算ソフトの主な機能
表計算
表計算ソフトは名の通り、単純な四則計算から複雑な計算までを関数によって簡単に行うことができます。
入力された数値から合計値や平均値を割り出し、数値の変更を反映して自動で再計算し、書き換えることも可能です。
関数とは
プログラミングにおいての「関数」とは入力された値を元に特定の処理を実行し、結果を返すようにした命令群のことを指します。
表計算ソフトにおいては既に組み込まれている特定の数式のことを指します。表計算ソフトではこの関数を入力することで複雑な計算を実行することができるのです。
表・文書作成
表、文書の作成も可能です。特に表形式でのデータの一覧管理をしたい場合には表計算ソフトが利用できます。並び替えなども可能になります。
図やグラフの作成
データを元にグラフの作成が可能です。表計算機能と同様に選択した数値から自動で算出し、グラフや図を書き出すことができます。
プログラミング
表計算ソフトには関数やマクロによってプログラミングを作成することが可能です。
マクロとは
表計算ソフトにおいての「マクロ」とは定型的な処理の流れをひとまとめにし、自動化する機能になります。
Excelにおいては、VBAというプログラミング言語が使われております。
表計算ソフトの主な使用例
- 売上管理
- 日報
- 給与管理
- 見積書
- 顧客管理
紹介した以外の様々な領域で扱われています。
表計算ソフトのメリット
データの管理・分析の正確化
並び替えや計算を自動で行えるため、手作業での計算がなくなり、正確なデータを導き出せます。
マクロを使って効率化
決まり切った操作は手作業でやるのではなく、マクロを利用し自動化することで、作業の効率を上げることができます。
表計算ソフトのデメリット
データ入力時のエラー
表計算ソフトであると、入力時のエラー表示が行われない場合があります。計算や並び替えは自動で行われますが、入力は手動で行わなければなりません。
そのため、入力時のエラーには注意が必要になります。
形式が作成者に依存
関数を利用したセルの管理やマクロの管理はアプリケーションに対して知識がない人でないと難しいです。
複数人でデータを扱う場合、セルのズレによりデータの整合性が取れなくなったり、マクロに関しての知識がなく、改修が行えなくなってしまう可能性があります。
そういったズレを無くすためには、データを扱うメンバー内で編集ルールを定める必要があります。
表計算ソフトの種類と選び方
代表的な表計算ソフトの種類
Excel
Microsoft Corporation, Public domain, via Wikimedia Commons
- Microsoft製の表計算ソフト。
- 広く使われているアプリケーション。
- 無料で扱えるブラウザ版「ExcelOnline」がある。（デスクトップ版と一部機能が異なる）
Googleスプレッドシート
Google, Public domain, via Wikimedia Commons
- ブラウザで無料で利用可能。
- 複数人での同時編集が可能。
- スマホアプリでの編集が可能。
Numbers
Chabe01, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons
- Mac/iOS用の表計算ソフト。
- 操作性が高い。
- Excelとの互換性もある。
Calc
The Document Foundation, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons
- オープンソース「LibraOffice」の中に含まれるアプリケーション。
- 無料で利用可能。
- Excelと互換性がある。
- 対応OS幅広い。
表計算ソフトの選び方
ブラウザ型・インストール型
「表計算ソフト」にはブラウザ上で扱えるアプリケーションとPCやスマホにインストールして利用するアプリケーションがあります。
ブラウザ型であれば、自動でクラウドへのバックアップが可能であったり、複数人での編集がオンライン上でリアルタイムで可能になるものもあります。ただし、機密情報等のセキュリティ対策の必要なデータを扱う場合はリスクが伴いますので、検討が必要になります。
インストール型の場合は反対に、インターネットに繋がっていない状態でもデータの編集が可能です。
互換性の有無
他の表計算ソフトとの互換性、特にシェア率の高いMicrosoft製のExcelとの互換性が高いものを選ぶことをお勧めします。
互換性が無い場合は他のソフトで編集されたものを開くことができなくなってしまいます。
一般的に使われているExcelファイルの閲覧、編集ができるものであれば、ファイルのやり取りで手間取ることは少なくなるでしょう。
「表計算ソフト」のまとめ
表計算ソフトについて解説いたしました。
- 「表計算ソフト」とは表形式で数値の分析や集計を行えるアプリケーションのことを指す。
- 機能としては表計算、表・文書の作成、図やグラフの作成、プログラミングが行える。
- シェア率の高いExcelの他にも多彩な種類の表計算ソフトが存在する。
表計算ソフトを使うことで、業務の効率化を図ることができます。
.svg){kind=link}
